O sucesso econômico de uma propriedade agrícola depende de diversos fatores, dentre eles: o mercado, a gestão financeira da atividade agrícola e, principalmente, de um adequado planejamento.

Entretanto, de nada adianta ter tudo isso, se não houver organização para o controle das contas a pagar, as quais se referem às despesas das atividades desenvolvidas dentro da porteira.

Para que o empresário rural realize um bom planejamento econômico, são fundamentais informações a respeito dos custos de produção, que servem para a obtenção de projeções e estimativas sobre o preço a ser recebido pela produção.

Entre os componentes dos custos de produção, estão as contas a pagar específicas de cada safra, para uma determinada cultura ou produto. As contas a pagar, de modo geral, podem ser resumidas em:

  • Aquisição de insumos para a produção (sementes, fertilizantes e defensivos).
  • Gastos com combustível.
  • Remuneração dos funcionários, podendo ser esta mão-de-obra terceirizada ou própria.
  • Arrendamentos ou aluguel (terra e maquinário).
  • Impostos e taxas (INSS, ICMS…).
  • Empréstimos e financiamentos.
  • Contas de luz, água, internet.
  • Os custos da administração financeira, dentre muitos outros.

Contas a pagar significa o dinheiro que o produtor rural ou a empresa rural deve, em contas e obrigações financeiras.

Apesar de ser um conceito extremamente simples, pode se tornar algo complexo de se gerenciar em uma propriedade rural por causa da complexidade e da variedade de operações de aquisições, de diferentes naturezas, como compra direta, financiamentos, barter (troca de produtos), cédula rural, entre outros.

O controle das contas a pagar deve ser uma atividade frequente, pois geralmente envolve elevadas quantias monetárias.

As contas a pagar garantem que a atividade agrícola mantenha-se funcionando. Por exemplo, se por algum motivo o gestor esquecer de pagar a conta de energia, todo o sistema produtivo pode ser comprometido.

Imagine, que o seu ramo fosse a atividade avícola, ou seja, a produção de galinhas de corte. O simples fato de não haver eletricidade levaria boa parte das galinhas à morte, pois os aviários dependem dela para estarem em funcionamento.

Desta forma, todo o sistema de produção é prejudicado, caso as contas a pagar sejam deixadas de lado.

Sendo assim, é fundamental que o produtor rural mantenha um registro atualizado de todas as contas a pagar, pois só assim, pode-se mantê-las em dia.

Como controlar as contas a pagar da sua propriedade

Nos tópicos abaixo são listadas algumas dicas importantíssimas que podem auxiliar os produtores na gestão financeira das contas a pagar das suas propriedades.

 

Mantenha o registo das contas sempre atualizado

Recomenda-se que o produtor mantenha um registro atualizado de todas as suas contas a pagar. Seja este registo realizado por escrito, em livros de caixa, por exemplo, em planilhas eletrônicas ou até mesmo em sistemas de gerenciamento online.

É importante que esta atividade seja realizada com frequência. Pois só assim pode se manter um registro correto e atualizado das informações referentes as contas a pagar de cada setor produtivo.

Somente a partir dos registros das contas a pagar, é que o produtor conseguirá fazer projeções futuras para:

  • Aquisição de novos equipamentos,
  • Manutenção de frota,
  • Ampliação da produção ou,
  • Qualquer outra atividade que envolva aporte financeiro.

O registro das contas a pagar pode ser realizado de diversas formas, é possível até mesmo dividi-lo em subcategorias. Por exemplo, ao separar as contas por datas de pagamento, é possível observar quais as contas que vencem primeiro e, assim evitar que elas atrasem.

 

Pague as contas sempre em dia

A partir de um registro atualizado das contas a pagar, o produtor evita que o pagamento das contas seja realizado com atraso e, deste modo evita também sejam cobrados juros. Devido a esta premissa, o controle das contas a pagar deve ser severo, para que nenhuma despesa seja esquecida.

Sempre que possível, recomenda-se que o produtor antecipe os pagamentos e não deixe para efetuá-los apenas no dia do vencimento. Em função da produção agrícola ser uma atividade dinâmica, é mais eficiente que vários pagamentos sejam efetuados de uma única vez.

Evitar pagar juros é um dos principais objetivos das contas a pagar, pois qualquer quantia gasta em juros por atraso, representa dinheiro desperdiçado.

 

Separe as despesas pessoais das despesas empresariais

Este é um dos principais desafios da gestão financeira dos produtores rurais, onde muitas vezes, as despesas pessoais se misturam com as despesas da atividade agrícola.

Neste cenário, o produtor rural acaba perdendo o controle financeiro sobre a sua atividade e não consegue discernir de qual lugar partem as principais contas a pagar.

Para evitar problemas financeiros na gestão agrícola é fundamental a separação destas despesas. Em diversos casos, o produtor se depara com uma quantia de dinheiro muito alta entrando em sua conta bancária e, acaba realizando gastos pessoais em função desta quantia.

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A importância de manter atualizado o registro das contas a pagar

O complexo mercado agropecuário exige que os produtores rurais tenham cada vez mais controle sobre as suas contas a pagar, pois, as atividades do Agronegócio estão interligadas com vários setores, onde cada um possui função essencial para a manutenção da cadeia produtiva.

Para garantir o funcionamento da atividade agrícola é necessário um registro rigoroso das contas a pagar.

Isto evita que não ocorram perdas ou discrepância nas contas, pois caso ocorram, podem gerar prejuízos gigantescos.

As contas a pagar de uma empresa rural devem ser bem organizadas, além disso devem estar sempre atualizadas, com o objetivo de:

  • Evitar juros referentes ao atraso de pagamentos e multas devido à quebra de contratos, geradas pela inadimplência do pagamento.
  • Manter a relação comercial existente com os fornecedores.
  • E principalmente, impedir a fraude financeira.

Um controle adequado das contas a pagar garante a manutenção da “saúde” da empresa rural. Além disso, pode gerar diversos insights, como por exemplo:

  • Determinação no momento ideal para renovação da frota.
  • Percepção dos setores que mais gastam na atividade.
  • Possibilidade de maior investimento em setores específicos.
  • Aumento da área plantada.
  • Construção de infraestrutura (silos, armazéns, packing house…).
  • Necessidade de redução de custos, entre outros.

Atualmente, os produtores rurais têm aderido à utilização a tecnologia em favor do gerenciamento das contas a pagar. Para atender a este público, diversos softwares de gestão direcionados a organização de contas foram desenvolvidos.

Alguns destes softwares podem ser adquiridos gratuitamente, enquanto outros, exigem a necessidade de uma assinatura. Os softwares pagos trazem maiores benefícios, pois geralmente, contam com uma equipe especializada para fazer atendimento personalizado aos agricultores.

Além disso, para que não se percam na gestão financeira, diversos produtores preferem a contratação de empresas ou pessoal terceirizado para o gerenciamento das contas a pagar.

No entanto, as propriedades agrícolas são sistemas dinâmicos e cada produtor irá escolher o método de gestão das contas a pagar que melhor se adapte as suas necessidades.

Como a falta de controle sobre as contas a pagar impacta nas finanças do negócio

A produção agrícola, assim como toda atividade que depende de fatores que não podem ser controlados, como o clima, por exemplo, é um investimento de alto risco. Porque o seu sucesso não depende somente do manejo empregado na lavoura.

Desta forma, sempre que condições climáticas forem extremas, como em casos de seca e excesso de chuvas, por exemplo, as consequências são desastrosas.

Quando este tipo de situação ocorre, são frequentes os casos de “quebras de safra”. Sendo assim, a produção e a produtividade ficam abaixo do esperado, os preços dos produtos aumentam e o produtor se endivida.

Sem dinheiro suficiente no caixa da propriedade rural, não há como quitar as contas a pagar. Como consequência, ocorrem atrasos nos financiamentos, os juros aumentam e a situação financeira do produtor se agrava.

Nem todos os produtores rurais estão preparados para este tipo de situação, na verdade, muitas vezes, eles investem boa parte do capital de giro na safra. Desta forma, ficam muito dependentes da comercialização dos produtos resultantes da safra para quitar as contas a pagar das lavouras.

Quando as “quebras de safra” ocorrem, os produtores rurais que não possuem seguro safra se veem em uma situação desesperadora. Por isso, muitos desistem da atividade em função da inadimplência nas contas a pagar.

Sendo assim, estar preparado para situações de eventualidades climáticas, com capital de giro em um montante suficiente que cubra as contas a pagar da produção não é um luxo. E sim, um princípio básico que deveria ser seguido por todos.

Na falta de capital de giro em quantidade suficiente para financiar a sua atividade agrícola, na maioria das vezes, o produtor é obrigado a optar por financiamento com instituições financeiras.

Atualmente, são previstos diversos tipos de financiamento para os produtores: pré-custeio, custeio de safra, aquisição de máquinas e implementos, aquisição de animais para engorda, construção de silos etc.

Entretanto, como todo financiamento, são previstos juros sobre o valor emprestado. Os produtores que optam por crédito externo, tem que ter que consciência de que pagarão mais do que receberam, em função destes juros.

Como reduzir os gastos com as contas a pagar

Diante de tudo que foi dito até agora, é evidente a necessidade de adoção de modelos de gestão que busquem a redução das contas a pagar e o aumento do faturamento.

Para um melhor gerenciado da sua atividade agrícola, o agricultor deve conhecer as condições de mercado e os recursos disponíveis. Além de, ter informações de como está a rentabilidade de sua atividade, quais são os resultados obtidos, como melhorar as receitas e reduzir as contas a pagar.

A produção agrícola, assim como todo negócio, precisa ser bem gerenciada. Desta forma, ter um bom controle das despesas faz parte da gestão financeira de qualquer empresa.

Segue abaixo, algumas dicas importantes que podem auxiliar o produtor rural a reduzir de maneira consciente as contas a pagar.

 

Manutenção de máquinas

Qualquer atividade agrícola, mesmo que de pequeno porte, necessita de máquinas, tratores, implementos, colheitadeiras, caminhões etc. Com algumas variações, dependendo das atividades que desempenham.

Contudo, a utilização destas máquinas envolve diversos tipos de custos, como: licenciamento, IPVA, seguro, combustível, lubrificantes, manutenção, pneus, almoxarifado, água, luz, aluguel, depreciação, funcionários, entre outros.

A contas a pagar relacionadas a reparos e manutenção, representam os valores mais elevados nos custos operacionais das máquinas e implementos agrícolas.

Apesar disso, sabe-se que com manutenção adequada e o armazenamento correto das máquinas e implementos, o tempo perdido com paradas para eventuais reparos são minimizados.

Sendo assim, se a empresa rural não tem controle sobre esses custos, fica difícil perceber esses gastos e corrigir o problema.

 

Crédito rural

Apesar dos financiamentos serem essenciais para algumas atividades rurais que desejam se modernizar ou aumentar a sua produção, eles devem ser adquiridos a partir de um bom planejamento financeiro da atividade.

Ao conceder um empréstimo a um produtor rural, a instituição financeira determina quando e como este dinheiro deve ser pago.

A falta de planejamento no pagamento das parcelas dos empréstimos leva a juros mais elevados e o bloqueio do produtor para empréstimos futuros.

Sendo assim, antes de solicitar um empréstimo a uma instituição financeira, o produtor rural necessita prever se será capaz de honrar com o pagamento das parcelas no período estabelecido.

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