Programa 5S: organização e disciplina para o seu Agronegócio

Programa 5S

Todo empreendedor rural, assim como de qualquer outro ramo do mercado, precisa buscar maneiras de melhorar o desempenho do seu negócio.

E o programa 5S é justamente uma dessas alternativas que podem aperfeiçoar os processos dentro do empreendimento rural.

Um dos grandes diferenciais desse método é que ele pode ser aplicado em propriedades rurais e empresas de diferentes portes, e em vários setores.

Por meio dele, é possível identificar como melhorar a utilização de recursos e insumos, de modo a ganhar tempo e aperfeiçoar o desempenho da empresa rural.

Não é à toa que cada vez mais empreendedores tem apostado no programa 5S não só no dia-a-dia empresarial, mas também no aperfeiçoamento de cada colaborador.

Isso porque, ela também pode ser adaptada para que os colaboradores busquem melhorias profissionais.

Neste artigo, você encontrará as seguintes informações sobre o programa 5S:

  1. Como surgiu o programa 5S?
  2. Para que serve o programa 5S?
  3. Como usar o programa 5S em empresas do Agronegócio?
  4. Quais são as vantagens em utilizar o programa 5S?
  5. Dicas para implantar o programa 5S

Como surgiu o programa 5S?

Programa 5S - Origem

A origem do programa 5S ainda é muito debatida por especialistas, no entanto, a grande maioria aponta que ela foi criada no Japão.

Segundo relatos históricos, esse método surgiu após a Segunda Guerra Mundial, quando as empresas estavam buscando meios para se reconstruir frente aos desabamentos e destruições ocasionados pela Guerra.

O grande objetivo desses empreendimentos era promover o crescimento, mas sem investir muitos recursos, uma vez que o país ainda estava abalado economicamente.

Conta-se que o programa 5S foi uma espécie de aperfeiçoamento de orientações de qualidade dadas por especialistas americanos aos japoneses.

Eles melhoraram as metodologias, criando o chamado Total Quality Control (Controle da Qualidade Total).

O Controle da Qualidade Total é um conceito multidisciplinar que utiliza ferramentas para buscar a satisfação de todas as pessoas envolvidas com uma empresa (stakeholders), como colaboradores, gestores, fornecedores e compradores/clientes.

Nesse sentindo, o papel do programa 5S é justamente a melhoria contínua dos processos e da destinação dos materiais.

O termo representa os cinco sensos que fundamentam essa metodologia. São eles:

Seiri: Senso da Utilização

“Separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário”.

Nesse senso, é necessário avaliar quais são os recursos e insumos realmente necessários para a realização de cada processo. Dessa forma, é possível evitar desperdícios e diminuir gastos desnecessários com materiais que não serão realmente utilizados.

Seiton: Senso da Arrumação

“Identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente”.

O segundo senso está relacionado à organização dos itens dos processos. Nele, é necessário organizar de forma sistemática tudo aquilo que será usado, por meio de uma comunicação visual eficaz.

Seisou: Senso da Limpeza

“Manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a não sujar”.

É a higienização do local. Ela é fundamental não só para aumentar a produtividade (ambientes limpos e organizados geram melhor desempenho), como também para evitar doenças ou até mesmo acidentes de trabalho. Basicamente, é estabelecer o lugar certo de cada coisa.

Seiketsu: Senso da Higiene e Saúde

“Manter um ambiente de trabalho sempre favorável a saúde e higiene”.

Esse é um senso que complementa o anterior. O Senso de Higiene e Saúde diz respeito à manutenção de um ambiente de trabalho higiênico e saudável, onde os colaboradores possam atuar de forma plena.

Shitsuke: Senso da Autodisciplina

“Fazer dos sensos um hábito, transformando-os num modo de vida”.

O último senso se refere à criação de uma cultura organizacional onde todos criem uma mentalidade coletiva de aperfeiçoamento constante. Dessa forma, a empresa sempre estará se atualizando e inovando para melhorar o desempenho.

Para que serve o programa 5S?

Programa 5S - Objetivos

O principal objetivo do programa 5S é buscar o aperfeiçoamento do Agronegócio, por meio da redução de desperdícios.

Isso porque, um dos principais fatores que impedem o crescimento de empresas é justamente a má utilização de recursos e insumos.

Os desperdícios acabam diminuindo a lucratividade e também afetam o empreendimento rural de outras maneiras.

Eles acabam comprometendo operações, e até mesmo a interação dentro do ambiente de trabalho.

O programa 5S também é utilizada para melhorar a cultura organizacional de uma empresa rural.

Por meio dela, é possível não só aperfeiçoar processos e operações, como também melhorar a produtividade dos colaboradores.

Como usar o programa 5S em propriedades rurais e revendas de insumos?

Programa 5S - Como usar

Um dos grandes diferenciais do programa 5S é que ela pode ser facilmente adaptada para empresas do Agronegócio, como propriedades rurais e revendas de insumos.

Como os conceitos buscam justamente o aperfeiçoamento de operações e a redução de desperdícios, é possível aplica-los no dia-a-dia de empresas ligadas ao Agronegócio.

Para implantar esse método em seu empreendimento rural, é importante seguir as seguintes maneiras de utilização de cada um dos sensos:

Seiri: Senso da Utilização
A primeira coisa que você precisa fazer para aplicar o programa 5S em seu Agronegócio é identificar tudo aquilo que realmente é necessário, para separar do que pode ser descartado.

Por exemplo, se a sua fazenda tem maquinários obsoletos, que já não estão sendo utilizados ou que podem ser atualizados, dê um fim adequado para eles (pode ser encaminhando para alguma cooperativa da região ou revendendo).

No caso da revenda de insumos, uma das possibilidades é descartar ou vender itens que só estão ocupando espaço, e que já não são utilizados. Eles estão ocupando o lugar de outros insumos que são realmente necessários.

Seiton: Senso da Arrumação
Nessa segunda etapa, é necessário organizar o ambiente do seu empreendimento rural. Lembre-se, um local de trabalho organizado é fundamental para o aumento da produtividade.

Você precisa determinar o lugar de cada coisa (máquinas, insumos, sementes, fertilizantes, equipamentos de segurança e etc) e identificar de modo que todos os colaboradores saibam exatamente o lugar de cada coisa.

“A organização do pessoal reflete organização do ambiente”.

No caso da propriedade rural, você pode começar pela oficina e pelo galpão de insumos, dois ambientes que historicamente são desorganizados em uma propriedade rural.

Imagine quanto tempo é perdido procurando ferramentas ou insumos, tempo esse que poderia ser melhor aproveitado nas atividades que realmente são importantes para a propriedade rural.

Já no caso da revenda de insumos, você pode começar organizando o seu estoque. Você pode separar os produtos por utilidade, ou ainda, por aqueles que têm mais saída.

Com o ambiente de trabalho organizado, será mais fácil localizar tudo o que é necessário.

Seisou: Senso da Limpeza

A manutenção tanto da propriedade rural como da revenda de insumos é fundamental para que se evite a perda de tempo e dinheiro. Um ambiente sujo só tende a atrapalhar a produtividade.

Os espaços para manuseio das sementes e produtos, por exemplo, precisam sempre estar limpos, até mesmo para evitar o surgimento de pragas.

“O ambiente mais limpo não é o que mais se limpa, e sim o que menos se suja.”

Neste senso você se atentar também para a limpeza das máquinas e implementos, dos galpões, escritório e armazém.

Já na revenda de insumos, esse tipo de cuidado é importante até mesmo para que o seu negócio não tenha problemas com a Vigilância Sanitária.

É necessário prezar pela limpeza desde o momento de chegada dos produtos, até o seu descarte.

Seiketsu: Senso da Higiene e Saúde

Esse senso não representa apenas o senso de saúde física, mas também mental, financeira, social e ambiental.

Dentro do seu empreendimento rural, é necessário eliminar tudo aquilo que possa comprometer qualquer uma dessas saúdes.

Por exemplo, os trabalhadores estão na lavoura sem os equipamentos de segurança adequados?

Logo, é necessário providenciar esses itens, para que eles possam trabalhar com segurança.

Cuidar da destinação correta das embalagens também é fundamental para a manutenção da saúde do seu Agronegócio.

Não só por conta dos funcionários, mas, também, para evitar o surgimento de pragas.

Shitsuke: Senso da Autodisciplina
Por fim, para que o programa 5S funcione corretamente na sua propriedade rural ou na sua empresa ligada ao Agronegócio, é importante que você e seus colaboradores desenvolvam esse senso de autodisciplina.

“Se você sabe e não faz, é como se você não soubesse”.

É necessário que todos estejam em sintonia, sempre buscando pelo aperfeiçoamento de processos e a diminuição de desperdícios.

Nesse caso, uma das dicas é realizar reuniões periódicas com os colaboradores.

Dessa forma você poderá apresentar os itens que precisam ser melhorados, e até mesmo ter conhecimento sobre as indicações dos próprios colaboradores.

Você também pode eleger líderes e gestores que auxiliem nesse processo de aperfeiçoamento diário.

Eles serão a ponte entre quem atua diretamente na lavoura ou na revenda e você.

A autodisciplina é um dos sensos mais importantes do programa 5S, isso porque os demais sensos dependem dele para serem realizados.

Logo, é fundamental que essa prática seja exercida pelos colaboradores, e por você também.

Quais são as vantagens em utilizar o programa 5S em propriedades rurais e revendas de insumos?

Programa 5S - Vantagens

O programa 5S tem se tornado cada vez mais popular dentro do Agronegócio, pois além de ser um método prático e adaptável para empresas de diferentes portes, ele também proporciona uma série de vantagens, como:

Reaproveitamento de recursos
Com esse programa de Qualidade Total, você consegue identificar não só processos que estão desperdiçando recursos, como, também, maneiras de reaproveitá-los, gerando mais economia para o seu negócio.

Maior conservação de máquinas e equipamentos
Um dos maiores gastos para quem possui uma propriedade rural é em relação a equipamentos e maquinários. Com o programa 5S, você consegue conservá-los por mais tempo, uma vez que a manutenção e higienização serão práticas cotidianas no seu Agronegócio. Até mesmo itens de uso diário, como equipamentos de segurança, irão durar mais, graças a essas práticas positivas.

Prevenção de acidentes
Como um dos cuidados desse método é justamente a manutenção da saúde dos colaboradores, também é possível aumentar a prevenção de acidentes, por meio do incentivo de ações de segurança, e do trabalho conjunto entre os funcionários.

Liberação de espaços
Outros benefícios do programa 5S é que ela também te auxilia a liberar espaços que estão sobrecarregados com recursos que não tem mais utilidade. Você também irá otimizar a organização da sua propriedade, aumentando a sua produtividade. No caso da revenda de insumos, é possível organizar o estoque de modo mais eficaz, fazendo, assim, que você tenha mais espaço para inserir novos produtos no seu catálogo e ampliar a sua atuação.

Gerenciamento de tempo
Uma vez que você e todos os colaboradores sabem exatamente onde cada coisa está na propriedade rural, bem como o modo de funcionamento de cada operação, com certeza há uma melhora no gerenciamento de tempo. É possível evitar que todos percam tempo procurando por itens ou tentando trabalhar em um local desorganizado.

Controle de processos
Outro benefício do programa 5S é que você consegue ter mais controle sobre os processos. Como existe uma organização universal dentro do seu empreendimento rural, onde cada colaboradores sabe exatamente como funciona cada processo, é possível controlar as operações, evitando falhas e desperdícios.

De maneira geral, podemos resumir as vantagens da adoção do programa 5S no seu Agronegócio como a criação de uma cultura de disciplina, o que por si só auxilia a identificar problemas e a gerar oportunidades de melhorias.

Mais do que uma forma de diminuir os desperdícios do seu Agronegócio, essa técnica também te ajudará a otimizar as rotinas dentro do seu empreendimento.

E a melhoria dos processos e do ambiente de trabalho proporciona melhor qualidade de vida pessoal e profissional, que, por consequência, melhora a produtividade no trabalho.

Ou seja, gera um ciclo de benefícios em que a sua empresa rural só tem a ganhar.

Dicas para implantar o programa 5S

Programa 5S - Dicas

Dica nº 1: ofereça treinamento

O programa 5S geralmente resultada em uma mudança importante no cotidiano da empresa rural, e que exige também uma mudança de comportamentos e atitudes.

Para facilitar esse processo de transição, procure realizar treinamentos com todos os colaboradores envolvidos com a empresa, da diretoria até os níveis hierárquicos mais baixos.

Dica nº 2: comece pequeno

Escolha um setor para começar a implementar o programa 5S, e transforme-o em um “case de sucesso” que inspire os outros setores.

Além disso, você poderá utilizar esse setor-piloto para fazer testes sobre a melhor forma de implantar o programa 5S e de convencer os colaboradores sobre as vantagens para adotá-lo.

Dica nº 3: comece por etapas

Siga a mesma sequência em que os sensos foram apresentados neste artigo.

Demore em cada fase o tempo que for preciso para que todos os colaboradores compreendam o conceito daquele senso e o transforme em rotina para o dia-a-dia.

Após assimilado com sucesso por todos os colaboradores, passe para o senso seguinte.

Dica nº 4: utilize um instrumento de avaliação

Elabore um instrumento/formulário de avaliação do programa de 5S para cada setor/equipe de trabalho, de forma que seja possível realizar uma avaliação da adoção e implementação de cada senso, e que isso possa ser quantificado por meio de uma nota.

Convidar todos os envolvidos para participar da construção deste instrumento de avaliação aumenta significativamente o comprometimento com o programa, pois as pessoas se sentem “parte” do processo, ao mesmo tempo em que criam uma sensação de que precisam cumprir aquilo que elas mesmo propuseram.

Dica nº 5: adote quadros com os resultados da avaliação

Elabore quadros ou painéis em que as notas de cada setor/equipe de trabalho em cada senso no instrumento de avaliação fiquem visíveis a todos da propriedade rural ou da empresa ligada ao Agronegócio.

A exposição da nota tem o papel psicológico de gerar desafio para aumentar notas baixas, e estímulo a manter notas altas.

Dica nº 6: utilize uma auditoria externa para a avaliação

É muito difícil para a maioria das pessoas realizar uma avaliação completamente isenta de seus colegas de trabalho, uma vez que existem sentimentos e afinidades envolvidos e que podem, mesmo que inconscientemente, influrenciar na avaliação.

Além disso, é bem provável que uma pessoa fique constrangida em avaliar com uma nota baixa um colega de trabalho.

E mesmo que consiga, é possível que isso possa resultar em problemas de convivência e afetar o clima organizacional da propriedade rural ou da empresa ligada ao Agronegócio.

Pessoas “de fora” da propriedade rural ou da empresa não só não possuem essas dificuldades, como também podem trazer uma nova perspectiva, diferente daquela em que as pessoas que estão sempre envolvidas com a empresa poderiam fornecer.

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