A gestão de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para a execução de projetos de forma eficaz e efetiva.
A primeira vista, pode parecer que eficaz e efetivo são palavras sinônimas, mas ser eficaz é fazer as coisas certas, escolher a melhor solução; enquanto ser efetivo é fazer certo as coisas certas, com qualidade, da melhor maneira possível.
Nesse sentido, a gestão de projetos é uma ferramenta muito importante e que pode ser adotada com sucesso por empreendedores rurais, pois apenas por meio de uma gestão eficiente é que você poderá analisar as demandas do mercado, desenvolver produtos ou serviços que possam atendê-la e, em seguida, mensurar esses dados.
Muitos empreendedores rurais acreditam que esse tipo de administração só é importante para grandes grupos, grandes propriedades rurais ou grandes empresas do Agronegócio, que precisam lidar com uma série de produtos, serviços e processos.
No entanto, esse tipo de gerenciamento precisa estar presente em empreendimentos rurais de qualquer porte, até mesmo os microempreendedores rurais precisam contar com uma gestão de projetos eficaz e efetiva, de modo a alcançar os resultados almejados.
É apenas com esse tipo de controle e análise que será possível criar estratégias mais eficientes, que possam melhorar o desempenho do seu empreendimento rural.
Nesse sentindo, o gerenciamento de projetos é um item que precisa ser levado em consideração diariamente, e atualizado constantemente conforme as novas demandas do Agronegócio.
Nesse artigo você irá aprender um pouco mais sobre gestão de projetos no Agronegócio, por meio dos seguintes temas:
- O que é um projeto?
- O que é gestão de projetos?
- Como a gestão de projetos pode ser utilizada em empresas do Agronegócio?
- Ciclo de vida de um projeto
- Passo-a-passo da gestão de projetos no Agronegócio
- Principais indicadores de desempenho de projetos no Agronegócio
Gestão de projetos no Agronegócio: O que é um projeto?
Um projeto é um esforço temporário afim de alcançar um determinado objetivo.
No Agronegócio, um projeto pode ser a implantação de uma nova cultura agrícola, a adoção e implementação de uma nova tecnologia ou a construção de um silo, por exemplo.
Projetos são realizados para se atingir objetivos claros, dentro de um prazo determinado, contando com um conjunto limitado de recursos.
Ou seja, projetos são únicos e irrepetíveis.
Muitos profissionais do Agronegócio ainda confundem projeto e processo.
Enquanto um projeto é temporário e pré-definido, com resultado único, um processo é contínuo e produz resultados padronizados.
Por exemplo, na implantação de uma nova cultura agrícola, tudo o que acontece desde a pesquisa de mercado até o planejamento das operações e processos deve ser estruturado como um projeto, um produto único (implantação de uma nova cultura) com uma data de término definida (a implantação em si).
Após a implantação, a produção desta cultura a cada safra passa a ser um processo repetitivo, de forma indefinida.
Ou seja, passa a se tornar um processo.
O que é gestão de projetos?
Se o projeto é um esforço temporário para alcançar um resultado, a gestão de projetos no Agronegócio é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para a execução de projetos de forma eficaz e efetiva.
Esse gerenciamento é a forma como você fará com que esse projeto atinja seu objetivo da melhor maneira possível.
Você quer iniciar uma nova atividade agrícola, reformar o armazém, abrir um novo canal de comercialização e obter uma certificação.
Para que todas essas metas possam se concretizar é necessário gerenciá-las.
Não adianta simplesmente estabelecer os objetivos e esperar que da noite para o dia eles se tornarão realidade.
É necessário traçar um planejamento e analisar constantemente os resultados que estão sendo gerados, para que só então sua meta se torne realidade.
Por isso, ao transformar cada um destes objetivos em um projeto único, é possível planejá-lo, executá-lo e acompanhar seu progresso de forma eficiente e efetiva.
Essa é a ideia central da gestão de projetos no Agronegócio!
Como a gestão de projetos pode ser utilizada em empresas do Agronegócio?
A gestão de projetos no Agronegócio é utilizada para organizar e otimizar a implantação de inovações em um empreendimento rural.
Esse gerenciamento é um item de sobrevivência, pois apenas com ele será possível aumentar a sua produtividade e melhorar a qualidade do seu Agronegócio.
O grande diferencial dessa abordagem, é que você pode usá-la de diferentes formas.
Ela é extremamente adaptável e, por conta disso, é indicada para empresas rurais de diferentes portes.
Entre as possibilidades de utilização da gestão de projetos no Agronegócio, podemos citar:
Implantação novas atividades agropecuárias
A implantação de uma nova cultura ou de uma nova atividade de criação animal deve ser considerada como um projeto, com data para início e término da implantação, e todo o planejamento e acompanhamento de suas etapas.
Ampliações e construções de benfeitorias
Vai construir um curral, aumentar a capacidade de armazenamento de um silo e recuperar as cercas de divisa da propriedade rural? Transforme cada um destes objetivos em um projeto, para que fique mais fácil gerenciá-los simultaneamente.
Implantação de inovações
Inovação é a implementação de um produto (bem ou serviço) novo ou significativamente melhorado, na organização do local de trabalho ou nas relações externas. Para gerenciar as inovações que gostaria de implantar em sua empresa rural, transforme-a em projetos!
Ciclo de vida de um projeto
Todo projeto, por ser temporário, possui um ciclo de vida muito bem definido.
De forma bem semelhante aos seres vivos, nasce, cresce, produz, ensina e acaba as vezes não resistindo ao final.
Cada fase do ciclo de vida de um projeto é visto sob um determinado foco:
1. Início
Nesse primeiro processo todos os colaboradores envolvidos com a gestão de projetos no Agronegócio tomam conhecimento sobre o início das atividades. É aqui que o líder precisa informar a todos os detalhes sobre a proposta. Desde os objetivos até o prazo de execução. Caso hajam outros envolvidos, como fornecedores e clientes, eles também precisam ser informados sobre o início do projeto.
2. Planejamento
Uma vez que todos tenham aprovado o início das atividades, é necessário fazer o planejamento de todas as etapas do projeto. É preciso determinar qual a metodologia a ser aplicada, bem como alguns dados como custos para cada objetivo e prazo de concretização.
3. Execução
Depois que todos tiverem em mente os passos necessários dentro da gestão de projetos no Agronegócio, é hora de colocá-los em prática. É possível afirmar que esse é um dos processos mais importantes dentro do gerenciamento, uma vez que é aqui que efetivamente tudo será colocado em prática. Todos os avanços devem ser documentados, para que posteriormente os resultados possam ser analisados por meio de indicadores.
4. Controle ou monitoramento
O monitoramento acontece de forma simultânea ao de execução. Isso porque, é necessário acompanhar todas as atividades, assim como os resultados que estão sendo obtidos por meio delas. Nessa etapa, é importante que você tenha bem definido qual era a base do projeto antes do início, o estado atual dele, e quais são os status esperados.
Encerramento
O encerramento é obviamente o último processo da gestão de projetos no Agronegócio. Nessa etapa, você irá entregar todos os dados e resultados obtidos. Mas isso não quer dizer que os esforços também irão terminar.
É necessário avaliar se todos os resultados entregues eram os esperados, e, se necessário, dar continuidade a criação de um novo projeto.
7 passos para realizar a gestão de projetos no Agronegócio
Muitos empreendedores rurais não utilizam a gestão de projetos por acreditarem que ela é complexa demais ou “que irá dar mais trabalho“.
Mas é justamente o contrário!
Com alguns passos simples você poderá gerir seus projetos com muito mais facilidade:
1. Escolha um líder para gerenciar os projetos
O primeiro passo para uma boa gestão de projetos no Agronegócio é escolher um líder para fazer essa gestão. Essa pessoa precisa ter a habilidade de liderança, uma vez que terá que lidar com outros colaboradores e também com grandes responsabilidades. Escolha alguém que já tenha experiência dentro do seu Agronegócio, e saiba como os processos funcionam. Dessa forma será mais fácil alcançar os resultados desejados.
2. Estabeleça os projetos a serem executados e os prazos de execução
No começo deste artigo nós definimos projeto como um esforço temporário, ou seja, ele tem uma data para acabar. Você pode estabelecer projetos a longo prazo, ou renovar alguns, mas é importante estabelecer uma data limite para que as estratégias sejam criadas tendo um prazo. O número de projetos irá depender do tamanho e objetivos do seu empreendimento rural. O ideal é que você crie objetivos que sejam claros como, por exemplo, “criar um serviço de entrega dos nossos produtos” ou “diminuir os gastos com despesas recorrentes”.
3. Crie etapas dentro de cada projeto
Cada projeto possui uma única meta. E dentro de cada projeto é necessário estabelecer as atividades/etapas para se alcançar essa meta. Por exemplo, o projeto é diminuir o tempo gasto na colheita. Uma das etapas para que ele seja concretizado pode ser “contratar dois novos funcionários” ou “comprar uma nova colhedora”. Dessa forma, será mais fácil saber o que precisa ser feito para que o projeto seja executado.
4. Crie um cronograma
Para evitar desvios durante a gestão de projetos no Agronegócio, você precisa criar um cronograma. Dessa forma, cada etapa de execução da estratégia será delineada, juntamente com um prazo de execução. Defina cada projeto em etapas e determina uma data para cada um. Assim será mais fácil otimizar a sua abordagem.
5. Faça reuniões periódicas
Apesar da gestão de projetos no Agronegócio ficar à cargo de um líder, é necessário o trabalho em conjunto de outros colaboradores. Logo, é necessário marcar reuniões periódicas para avaliar os esforços em prol de cada objetivo. O ideal é criar reuniões semanais. Com esses encontros será possível avaliar a situação de cada projeto, e melhorar alguns aspectos para que os colaboradores obtenham resultados melhores.
6. Utilize ferramentas de automatização
Para que a gestão de projetos no Agronegócio seja realmente eficaz, também é necessário utilizar ferramentas de automatização. Deixar tudo apenas no papel pode gerar uma grande confusão, sem contar que gera mais gasto de tempo, uma vez que nem todos podem verificar o andamento do projeto. Utilize plataformas como o Trello, que permitem que você crie projetos, e estabeleça etapas de execução. Além disso, essa prática também auxilia que o líder determine quem pode acessar as informações.
7. Acompanhe os resultados e dê feedbacks para os envolvidos
Para que a gestão de projetos no Agronegócio tenha sucesso você também precisa acompanhar constantemente os resultados, por meio de indicadores de desempenho. Assim, será possível avaliar se as abordagens estão sendo eficazes, ou, se é necessário aperfeiçoá-las. Além disso, sempre dê um feedback para os envolvidos, para que eles possam aperfeiçoar suas próprias rotinas e melhorar os resultados até que os projetos sejam concretizados.
Com esses sete passos simples você conseguirá fazer a gestão de projetos no Agronegócio de forma mais efetiva.
Principais indicadores de desempenho de projetos no Agronegócio
O maior desafio do gerente do projeto é manter o ritmo de atividades e a conclusão de cada etapa dentro do planejamento realizado previamente.
Quanto maior o número de projetos, o tamanho e a complexidade deles, maior será também essa dificuldade com os prazos.
Desta forma, assim como um termômetro nos ajuda a medir a temperatura para identificarmos febres e problemas de saúde, temos indicadores que podem revelar a situação momentânea e a longo prazo de um projeto.
Entre os principais indicadores da gestão de projetos, listamos a seguir os cinco principais para que você possa utilizá-los em seu projeto no Agronegócio:
Valor agregado (VA)
O valor agregado é uma medida do progresso efetivo do projeto até determinado instante. Por exemplo: em uma propriedade rural de 1.000 hectares, em que a implantação de culturas de cobertura já foi implementada em 250 hectares, o valor agregado será de 25%. O custo e o prazo para esse resultado podem ter sido maiores ou menores e, por isso, o IDP e o IDC têm relação direta com o VA.
Índice de Desempenho de Prazo (IDP)
O Índice de Desempenho de Prazo (IDP) é uma medida do andamento do projeto em relação ao cronograma preestabelecido. O IDP é obtido pela divisão do valor agregado (VA) das entregas pelo valor planejado (VP), ou seja, VA/VP. Caso o valor seja igual a 1, significa que o projeto ocorre como foi planejado. Valores acima de 1 demonstram adiantamento, e valores abaixo de 1 indicam atraso na execução. No exemplo acima, se o planejado era ter 300 hectares com culturas de coberturas nesta data, o IDP será de 0,83.
Índice de Desempenho de Custo (IDC)
O IDC traz dados sobre o curso do projeto em relação ao orçamento previsto e disponível: o VA (em valor monetário) das entregas / custo planejado das entregas. Esse indicador ajuda a identificar situações em que o projeto pode estar consumindo recursos, sem que isso denote um legítimo progresso. Com o IDC, é possível mensurar quanto de retorno existe para cada valor que é investido. Se o resultado da relação for igual a 1, é sinal de que o projeto está correndo como o previsto; se o resultado for maior do que 1, presume-se que há economia; se o resultado for menor do que 1, indica estouro do orçamento.
Taxa de tarefas realizadas
Ao falar sobre cronograma, inclusive, é benéfico identificar e monitorar a taxa de tarefas realizadas, já que isso influenciará diretamente no cumprimento do prazo. A taxa é dada pelo número total de tarefas realizadas dividido pelo número de tarefas do cronograma.
Desvios de esforço
Outro indicador que merece atenção é o que trata sobre os desvios de esforço. Essa referência trata de calcular a diferença entre os esforços estimados e os empenhos reais feitos no projeto. Isso inclui diversas comparações, como a contagem de horas previstas e o que foi realmente trabalhado, por exemplo. Se os desvios forem muito grandes, há indícios de que as estimativas iniciais estavam incorretas — e isso significa que ocorreu o consumo de mais recursos do que verdadeiramente deveria ter acontecido.
É o caso, por exemplo, de um projeto que tem um orçamento e uma quantidade de horas a serem trabalhadas. Ao chegar à metade do projeto, todas as horas previstas já foram trabalhadas, e 75% do orçamento já foram consumidos, quando faltam 50% de realização do projeto. Isso indica uma necessidade de reavaliação para identificar o que está consumindo tempo e dinheiro sem que signifique progresso.
Utilizar os indicadores de gerenciamento de projetos proporciona uma gestão mais eficiente e traz grande oportunidade para ter resultados mais satisfatórios.
